Datenerfassung – Ein wichtiger Bestandteil in der heutigen Zeit

Datenerfassung ist in der Zeit der anwachsenden Informationsflut und schneller Umsetzung für alle Bereiche, besonders im Verkauf,  ein wichtiges Thema geworden.

Dazu braucht man jedoch große Erfahrung um diese Tätigkeit professionell ausführen zu können. Es ist wichtig, in kurzer Zeit schnell und sicher auch große Datenmengen zu erfassen und zu verarbeiten.

Foto: © alexskopje - photodune.net
Foto: © alexskopje – photodune.net

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Prüfung der eingegebenen Daten. Der Datentransfer erfolgt mit verschiedenen Methoden, die gängigen Ausgabeformate zum Import sind meist Excel, Access oder auch einfache Textformate ohne Formatierungen. Die beiden hauptsächlichen Methoden werden nachfolgen kurz beschrieben. Mittlerweile gibt es viele Firmen die sich auf Datenerfassung und Weiterverarbeitung spezialisiert haben. In vielen Zeitungen und auch im Internet liest man oft das Datenerfasser in Nebenbeschäftigung gesucht werden.

Es gibt hauptsächlich 4 Arten der Datenerfassung

1. Die manuelle Erfassung

Bei dieser Datenerfassung werden die Daten per Hand erfasst und dann auch geprüft. Es ist wohl die klassischste und eine sehr sichere Methode, die vor allem für alle Papierdokumente geeignet ist. Jedoch erfolgt die manuelle Datenerfassung auch bei vielen anderen Gelegenheiten, denkt man nur an die Aufnahme der Daten bei telefonischen Bestellungen. Wie diese dann meist weiter verarbeitet werden kann der „Lieferant“ kaum beeinflussen und wundert sich das man dann mal plötzlich ständig neue Werbepost im Briefkasten findet gegen die man sicher allerdings wehren  kann.

2. Die automatisierte Erfassung

Die Belege werden zunächst mit einem Scanner erfasst. Mit einer Software werden dann die Texte über eine OCR Erkennung (Optical Character Recognition) verarbeitet. Dies ist ein vollkommen digitaler Prozeß. Je nach Software entsteht dann ein Text mit mehr oder weniger Fehlern. Weist die Vorlage eine gute Schriftqualität auf ist der Ausgabetext meist wenig fehlerhaft. Eine Prüfung und Korrektur, wie auch Formatierung ist unbedingt nötig. Hier spielen natürlich Kundenwünsche eine wichtige Rolle. Prüfmethoden sind auch die Feld- oder Massenvalidierung durch Datentypistinnen.

Erkennungssoftware ist in einem breiten Angebot und Preis verfügbar. Diese bekommt man meist schon in einfacher Ausführung beim Kauf eines Heimscanners mit dazu geliefert und ist sehr einfach zu bedienen. Welche Software man jedoch einsetzt ist meist anforderungsbezogen und richtet sich auch nach der notwendigen Ausgabequalität.

3. Die Sprach Erfassung

Bei der Spracherfassung werden die Informationen erst mal per Diktiergeräte o.ä. aufgenommen. Anschließend wieder per Software in das jeweils gewünschte Textformat umgewandelt. Auch hier ist natürlich eine Kontrolle und Korrektur meist erforderlich um eine möglichst fehlerfreie Wiedergabe zu erhalten. Die Spracherfassung könnte als eine Art automatische Erfassung gewertet werden.

4. Die Online Erfassung

Diese Erfassungsart besteht meist zwischen Anwender und Dienstleister in einer Verbindung per Internet. Neben der Möglichkeit, sich über VPN-Clients einzuwählen, werden bei hohen Anforderungen an Sicherheit und Qualität auch Standleitungen benutzt, die dann meist auch kostenintensiv sind, vor allem bei großen Datenmengen.

Die Erfassungsspeicherung erfolgt dann je nach Anforderungen beim Kunden oder beim Dienstleister zur Weiterverarbeitung. Die Online-Erfassung bringt zeitnah Vorteile bei, Adressdaten, Firmendaten, Inventurdaten, Fragebögen, Lohndaten, Zählerstände, Statistiken usw.

Über Susi
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