Nutzung virtueller Datenräume in Unternehmen

Über den Umgang mit Daten und Dokumenten in Unternehmen könnten ganze Buchreihen verfasst werden, meist mit haarsträubenden Geschichten. Es gibt immer noch Firmen, in denen Dateien von einem zum anderen Büro-PC per USB-Stick oder E-Mail transportiert werden. Der Hauptgrund sind oftmals Unwissenheit, fehlende Konzepte und Strukturen. Fakt ist jedoch, der falsche Umgang mit Daten kann täglich wertvolle Zeit kosten und im schlimmsten Fall sogar zum Verlust führen. Ein weiterer Albtraum ist, dass sie in die falschen Hände geraten könnten. Deshalb werden Dienstleister immer interessanter, die Lösungen für Datenmanagement und weitere Anwendungsbereiche sicher und effizient online zur Verfügung stellen.

Zunehmend werden Daten auf zentralen Servern gespeichert. Dies kann entweder in einem eigenen Firmennetzwerk geschehen oder online über das Internet. Bei der Variante im Internet werden zunehmend Anwendungen in der Cloud angeboten. Die Herausforderung bei internen IT-Strukturen ist die Öffnung nach außen, damit zum Beispiel Bereiche aus unterschiedlichen Standorten Zugriff auf gemeinsame Daten haben. Besonders Dienstleistungsunternehmen benötigen hier intelligente Lösungen, die auch ein entsprechendes Mindestmaß an Sicherheit bieten.

Vorteile von Online Angeboten

DatenraumWebbasierte Anwendungen punkten mit ihrer Flexibilität. Der Zugriff auf die Daten ist weltweit zeit- und ortsunabhängig. Dadurch entfallen Fahrtkosten und die beteiligten Akteure sind zum Beispiel nicht an Bürozeiten gebunden. Es wird lediglich ein internetfähiges Gerät mit einem Webbrowser benötigt. Es muss keine zusätzliche Software installiert werden. Dadurch kann es sowohl auf Desktop-Systemen, virtualisierten Arbeitsumgebungen, als auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden und zwar unabhängig vom verwendeten Betriebssystem. Darüber hinaus bieten professionelle Angebote weitere Zusatzfunktionen. Dazu gehören u.a. eine differenzierte Rechtevergabe für den Zugriff und die Bearbeitung von Dokumenten, sowie eine Protokollierung der vorgenommenen Änderungen am Datenbestand (Revision).
Mit der Nutzung von Online-Lösungen ist es nicht notwendig, im eigenen Unternehmen aufwendige IT-Strukturen zu betreiben. Dadurch können Kosten bei Hardware, Software und Personal für die Administration eingespart werden. Ein Katastrophenfall (Einbruch, Feuer, Wasser etc.) in den eigenen Geschäftsräumen hat durch die Auslagerung keine Auswirkungen auf das Datenmaterial, denn professionelle Rechenzentren sind gegen solche Vorfälle zusätzlich gesichert.
Ein weiterer Vorteil ist die Skalierbarkeit der online Datenräume. Wie viel Ressourcen (z.B. Speicherplatz) und Funktionen genutzt werden, hängt vom jeweiligen Kunden ab. Durch modulare Konzepte, kann der Firmenkunde die Leistung erhalten, die er für seine Tätigkeit benötigt.

Worauf sollte geachtet werden?

Unternehmensdaten sind sensibel und bares Geld wert. Deshalb sollte auch im Vorfeld geprüft werden, ob diese bei einem Anbieter sicher sind. Aus diesem Grund sollte bereits der Datentransfer verschlüsselt erfolgen (zum Beispiel per Netzwerkprotokoll SSL) und eine sichere Authentifizierung bei der Zugriffsberechtigung erfolgen. Ein sicherer Datenraum kann nur dort gewährleistet werden, wo moderne Rechenzentren zum Einsatz kommen. Diese bieten die notwendige Redundanz, um auch bei technischen Störungen ungehindert weiterarbeiten zu können. Zusätzlich sollten Backupsysteme zur Sicherung der wertvollen Daten selbstverständlich sein.

Ein weiteres Kriterium ist die Usability (Bedienbarkeit) der Anwendungen. Fortgeschrittene Lösungen sind intuitiv bedienbar und es ist kein spezielles Wissen auf der Seite des Nutzers notwendig. Im Idealfall sollte jeder Mitarbeiter mit durchschnittlichen PC-Kenntnissen die Oberfläche eigenständig Nutzen können. Die Funktionen und die Struktur sollten ohne eine aufwendige und kostenintensive Schulung nachvollziehbar sein.

Über Torsten
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