Der moderne Arbeitsplatz – Medientechnik, die den Alltag erleichtert

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Der Alltag im Büro hat sich innerhalb der letzten Jahrzehnte nachhaltig verändert. Die technische Ausstattung ist eine völlig andere geworden. Seit Computer als Arbeitsmittel zum Standard geworden sind, hat sich diese Entwicklung weiter beschleunigt. Denn anders als Büromaschinen früherer Generationen lassen sich diese durch eine Vielzahl von zusätzlichen Geräten in ihren Nutzungsmöglichkeiten erweitern.

Kein statischer Arbeitsort nötig

Eine der wichtigsten Veränderungen ist, dass Papier für viele Arbeitsbereiche immer mehr an Bedeutung verliert. Vielmehr wird nach Möglichkeit alles digitalisiert, was in dieser Weise zu erfassen ist. Für Dokumentation und Archivierung von Abläufen und Vorgängen wird entsprechend weniger Platz benötigt. Auch die Suche nach einzelnen Dokumenten und der Zugriff auf diese sind über den Computer wesentlich einfacher. Dank Suchfunktionen findet sich meist schnell das gewünschte Schriftstück. Doch vor allem macht diese Lösung bei der Arbeit mobil. Denn wenn alle relevanten Unterlagen in eine Cloud eingespeist werden, hat man auf diese nicht nur im eigenen Büro Zugriff sondern von überall. Es genügt dann ein einfacher Laptop, um an jedem beliebigen Ort die eigene Arbeit fortzusetzen. Gerade für vielreisende Angestellte vereinfacht sich so die Abarbeitung der administrativen Aufgaben im Rahmen des eigenen Arbeitsbereichs. Außerdem hat man in Meetings über Tablet oder Smartphone jederzeit Zugriff auf alle persönlichen Unterlagen.

Teamarbeit entscheidend vereinfachen

Cloud Lösungen helfen jedoch nicht nur im eigenen Arbeitsumfeld weiter. Vielmehr helfen sie zusätzlich bei der stärkeren Vernetzung der Arbeit innerhalb von Teams. Eine gemeinsame Arbeit an einem Projekt wird entscheidend vereinfacht, wenn alle Beteiligten immer auf dem gleichen Stand sind. Durch die gemeinsame Nutzung einer Cloud liegen alle relevanten Daten und Dokumente für alle Mitarbeiter stets in der aktuellsten Version vor. Außerdem wird das Raumklima entscheidend verbessert, wenn weniger Ausdrucke und Kopien anfallen. Stellen interne Schreiben die Ausnahme dar, so genügt es häufig, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf zentral aufgestellte Drucker, Kopierer und Faxgeräte zurückgreifen können. Diese neuen Formen der Mobilität von Arbeitsplätzen und Flexibilität von Teamarbeit werden sich in den kommenden Jahren weiter entwickeln. Dank immer vielfältigerer Lösungen für die Mitnahme von Computern wird es auch immer einfacher, selbst Alltagseindrücke in Sekundenschnelle mit anderen zu teilen. Hierbei wird sich das Smartphone mittelfristig als umständlich erweisen, wenn Lösungen wie Google Glass in erschwinglicher Form zur Serienreife gelangen.

Noch geht es nicht ganz ohne Papiere

Da sich technische Lösungen für digitale Unterschriften noch nicht nachhaltig durchgesetzt haben, kann auf Papier gerade bei den Außenbeziehungen eines Unternehmens noch nicht vollständig verzichtet werden. Zwar besteht bei vielen Verträgen auch die Möglichkeit eines mündlichen Abschlusses und einer entsprechenden virtuellen Dokumentation. Im Falle von Rechtsstreitigkeiten haben allerdings nur schriftliche Dokumente oder beim Abschluss beteiligte neutrale Zeugen Beweiskraft vor Gericht. Ehe die gesetzlichen Grundlagen so geändert sind, dass auch die digitale Unterschrift in einem Verfahren als Nachweis genügt, wird der Schriftverkehr weiterhin Teil des Büroalltags sein. Allerdings wird auch dieser immer mehr in die digitale Welt mit eingebunden. Vielfach wird in Büros jedes ein- und ausgehende Schreiben per Scanner digital erfasst. Auch für Meetings werden häufig nicht mehr Kopien von Schriftstücken angefertigt, sondern diese werden bspw. mittels Dokumentenkamera für alle sichtbar gemacht. Dadurch können in der Form auch ältere Unterlagen und Grafiken für Präsentationen und Meetings weiter verwendet werden.

 

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