Veranstaltung planen und organisieren

Bild: © kasto - photodune.net

Tagungen, Kongresse und Veranstaltungen sind organisatorische Herausforderungen, die mit Sorgfalt geplant und umgesetzt werden müssen. Schließlich soll die Veranstaltung für alle ein großer Erfolg werden.

Wichtig für die Planung ist das Ziel, was mit der Tagung oder dem Event erreicht werden soll. Soll das Verhältnis zu bestehenden Kunden gefestigt werden? Soll das Ansehen des Unternehmens gestärkt werden? Handelt es sich um ein Seminar oder ist die Tagung als eine Info- oder interne Lehrveranstaltung geplant?

Die passende Location finden

Stehen das Ziel und die ungefähre Anzahl der Gäste fest, geht es an die Auswahl der Location. Die Wahl einer geeigneten Location ist zwar eine schwierige, aber dennoch lösbare Aufgabe, wenn es darum geht, ein Event auszurichten. Es empfiehlt sich, diesen Planungspunkt frühzeitig anzugehen, denn gute Tagungshäuser, die sich auf Tagungen und Events spezialisiert haben, sind teilweise über Jahre hinweg ausgebucht. Die Räumlichkeiten sollen ein gewisses Maß an Komfort bieten und der Besucherzahl angemessen sein.

Diese wollen einerseits genügend Platz haben, möchten sich aber keinesfalls in einem überdimensionierten Raum verloren vorkommen. Hinzu kommt, dass benötigtes Equipment wie beispielsweise Tonanlagen, Telefone, Kameras, Notebooks, Projektoren, Leinwände und Flipcharts vorhanden sein sollte.

Insgesamt sollten bei der Wahl des Veranstaltungsortes folgende Aspekte geklärt werden:

  • Größe der Location
  • Maximale Personenzahl
  • Mobiliar und Bestuhlung
  • Technische Ausstattung (Ton, Beleuchtung, Hardware)
  • Nebenräume zum Lagern von Equipment
  • Infrastruktur
  • Parkmöglichkeiten
  • Garderobe / Sanitäre Anlagen
  • Versorgung der Gäste mit Essen und Getränken
  • Barrierefreiheit
  • Miet- und Nebenkosten

Nicht zuletzt muss das Ambiente stimmen und dem jeweiligen Anlass gerecht werden. Idealerweise sorgt gut ausgebildetes Servicepersonal dafür, dass sich die Gäste bestens aufgehoben fühlen. Für all dies haben Unternehmen mit Pullman einen kompetenten Partner an ihrer Seite. Nicht nur dass der Anbieter genau weiß, worauf es bei der Organisation von Veranstaltungen jeder Art ankommt. Die Tagungshotels verfügen über eine moderne Kommunikations- und Präsentationstechnik, hochwertig ausgestattete Tagungsräume, kreative Pausenkonzepte und persönliche Services.

Ablauf und Verpflegung

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Ein genauer Zeitplan über den Ablauf hilft, den Überblick zu behalten. Ist Frühstück, Mittag- und Abendessen eingeplant? Wann sind Kaffeepausen? Ein detaillierter Zeitplan sollte schon mit der Einladung versandt werden. So wissen alle Teilnehmer genau, was sie erwartet.

Einladung rechtzeitig versenden

Der Versand der Einladungen muss frühzeitig erfolgen, damit die Teilnehmer ihre Termine planen und gegebenenfalls eine Zugfahrt oder ein Hotelzimmer buchen können. Setzen Sie auf jeden Fall einen Termin für die Antwort fest. Denn wird die vorgesehene Teilnehmerzahl nicht erreicht, können entweder noch weitere Einladungen versandt oder die Räumlichkeiten angepasst werden.

Unterlagen und Aufmerksamkeiten

Unterlagen zur Veranstaltung sind rechtzeitig vorzubereiten, sodass diese zu Beginn der Veranstaltung ausgehändigt werden können. Damit können die Teilnehmer auch nach der Veranstaltung auf die Inhalte zurückzugreifen. Dasselbe gilt auch für Namenschilder, Geschenke oder sogenannte Goodie Bags.

Über Susi
Moin, ich bin Susi. Hier auf www.netz-online.com veröffentliche ich Themen aller Art. Die Palette reicht von Shop-Vorstellungen, Produkttests, E-Commerce, Geld verdienen, Onlinehandel, Sparen, Technik und B2B.

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